Razón social: Fundación Centro Cultural Colombo Americano Nit: 890300445-0 Domicilio: Cl 13 N 8-45 Cali, Colombia Teléfono: 3802829 Correo electrónico: info@colomboamericano.edu.co Página web: https://www.colomboamericano.edu.co
1. Considerando
Que el artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Además, La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 que establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a «adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos». Y El artículo 25 de la misma ley que ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
La Fundación Centro Cultural Colombo Americano está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, proveedores, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
2. Obligatoriedad
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de la Fundación Centro Cultural Colombo Americano, los (as) contratistas y terceros que obran en nombre de Fundación Centro Cultural Colombo Americano.
Todos (as) los (as) empleados (as) deben conocer y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador «observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes»). En los casos que no existan vínculos laborales se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Fundación Centro Cultural Colombo Americano se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de estas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a la Fundación Centro Cultural Colombo Americano por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales. En el caso laboral, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo la violación grave o reiterada de estas políticas (Esto se deriva del numeral 6 de los artículos 62 y 6 del CST. Modificado por el Decreto 2351 de 1965 (Artículo 7o. Terminación del contrato por justa causa)).
3. Definiciones
Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados:
4. Principios para el tratamiento de datos personales
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
Principios relacionados con la recolección de datos personales
Principios relacionados con el uso de datos personales
Principios relacionados con la calidad de la información
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
5. Derechos de los titulares de los datos
Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
6. Deberes de INFORMAR de cuándo obra como responsable del tratamiento de datos personales
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que la Fundación Centro Cultural Colombo Americano está obligada a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
7. Deberes de Fundación Centro Cultural Colombo Americano respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
8. Deberes de Fundación Centro Cultural Colombo Americano cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
9. Deberes de Fundación Centro Cultural Colombo Americano respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
10. Deberes de Fundación Centro Cultural Colombo Americano cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales
Si Fundación Centro Cultural Colombo Americano realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
11. Finalidades
Las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte de la Fundación Centro Cultural Colombo Americano, en calidad de responsable o Encargado de este, se regirán por los siguientes parámetros y tendrán las siguientes finalidades:
a. Procesos de selección de personal. La Fundación Centro Cultural Colombo Americano. informará a las personas interesadas en participar en un proceso de selección organizado por la compañía, las reglas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez terminado el proceso de selección, informará el resultado y entregará a las personas no seleccionadas los Datos Personales suministrados, salvo que los Titulares autoricen por escrito su destrucción o captación y tratamiento. La información obtenida por la Fundación Centro Cultural Colombo Americano. respecto de quienes no fueron seleccionados, será eliminada de sus sistemas de información. O en su defecto podrá obtenerse autorización de tratamiento para la finalidad de vincular sus datos personales recolectados para procesos de selección para cargos en los que el titular sea invitado, ajustándose este a los procesos de selección internos de la empresa.
b. Tratamiento de datos del personal contratado laboralmente. La Fundación Centro Cultural Colombo Americano almacenará los Datos Personales e información personal de sus trabajadores, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el área encargada de la Gestión o Recursos Humanos, y con la finalidad de administrar asuntos propios o derivados de la relación laboral. Para el tratamiento de datos sensibles como datos biométricos (huella dactilar), datos de la salud referente a historias clínicas o exámenes producto de incapacidades y datos de menores de edad como beneficiarios o hijos del trabajador, usted de manera libre y expresa autoriza también estos datos para su tratamiento y el envío de los mismos a nuestros aliados estratégicos que por ley se dispone para fines de afiliaciones a la seguridad social y gestión laboral, adicionalmente autoriza a que estos datos puedan en algún momento requerido ser transferidos o transmitidos a terceros países de acuerdo a los requerimientos y necesidades de la Fundación Centro Cultural Colombo Americano como parte del cumplimiento de su objeto social y de los requerimientos de ley en temas laborales.
c. Tratamiento de datos de extrabajadores. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, la Fundación Centro Cultural Colombo Americano. procederá a almacenar los Datos Personales obtenidos y generados con motivo de la relación laboral, en un archivo central, con adecuadas medidas de seguridad para la protección de la información. Los Datos Personales de exempleados y/o pensionados, tendrán como única finalidad la de cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral que existió y dar reporte a las autoridades laborales y fiscales competentes cuando estas lo requieran.
d. Tratamiento de Datos Personales de miembros de la Junta Directiva. Los Datos Personales de los miembros de la junta directiva, se considerará información reservada y confidencial, por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a las normas contenidas en el Código de Comercio y las demás normas aplicables. Fundación Centro Cultural Colombo Americano. solo usará los Datos Personales de estos para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente, informarles por cualquier medio electrónico o físico de actividades o reuniones referentes a informes financieros o de orden de inversión de Fundación Centro Cultural Colombo Americano y para las solicitudes y gestión de relaciones con otras entidades jurídicas o naturales en donde se requiera expresamente la intervención de los miembros.
e. Tratamiento de Datos Personales de proveedores. Fundación Centro Cultural Colombo Americano. solo recaudará de sus proveedores los Datos Personales que sean necesarios y pertinentes para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato o acuerdo comercial a que haya lugar. La transmisión o transferencia nacional e internacional de los datos del proveedor se sujetará a los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente. Adicionalmente se tratarán los datos personales de los proveedores para las siguientes finalidades: a) Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de Fundación Centro Cultural Colombo Americano, b) Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales para informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de PROVEEDOR de Fundación Centro Cultural Colombo Americano. c) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes se tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores, accionistas, y distribuidores. d) Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales. e) Transferir la información recolectada a distintas áreas de Fundación Centro Cultural Colombo Americano y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudos y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros). f) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. g) Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones. h) Consultar su información en las bases de datos nacionales e internacionales (Lista ONU, Lista OFAC, etc.) que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de Lavado de Activos y financiación del terrorismo. i) Comunicaciones de tipo comercial, publicitario y/o actividades culturales y/o centro de recursos.
f. Tratamiento de Datos Personales de clientes: Fundación Centro Cultural Colombo Americano. solo recaudará de sus clientes los Datos Personales que sean necesarios y pertinentes para la finalidad de ofrecer los de bienes y/o servicios vinculados al objeto social de la compañía. La transmisión de los datos del cliente se sujetará a los requisitos establecidos en el ordenamiento jurídico vigente. Adicionalmente se tratarán los datos personales de los clientes para las siguientes finalidades: a) Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos y gestión de cobranzas que se encuentren a cargo de Fundación Centro Cultural Colombo Americano b) Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de CLIENTE de Fundación Centro Cultural Colombo Americano c) Registrar sus datos personales en los sistemas de información de Fundación Centro Cultural Colombo Americano y en sus bases de datos comerciales y operativas; d) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como trabajadores, y accionistas, para las finalidades antes mencionadas. e) Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales. f) Transferir la información recolectada a distintas áreas de Fundación Centro Cultural Colombo Americano y a sus compañías y/o aliados vinculados en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudos y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, entre otros). g) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; h) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación. i) Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones. j) Consultar su información en las bases de datos nacionales e internacionales (Lista ONU, Lista OFAC, etc.) que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.
g. Datos sensibles. Fundación Centro Cultural Colombo Americano. prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato Personal y/o de Fundación Centro Cultural Colombo Americano. El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de Fundación Centro Cultural Colombo Americano. será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral, y sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. De igual manera, el incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con Fundación Centro Cultural Colombo Americano., será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
h. Datos personales. Fundación Centro Cultural Colombo Americano. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del Dato Personal o sin autorización de Fundación Centro Cultural Colombo Americano.
i. Datos de menores de edad. Fundación Centro Cultural Colombo Americano. prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de Niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo Tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberá asegurar los derechos prevalentes que el ordenamiento jurídico les reconoce.
j. Transferencia internacional de datos. Está prohibida la Transferencia de Datos Personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. De manera excepcional se podrán realizar Transferencias internacionales de datos por Fundación Centro Cultural Colombo Americano. cuando se otorgue autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la Transferencia por parte del titular.
k. Datos personales de Estudiantes: Fundación Centro Cultural Colombo Americano prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales de estudiantes, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del Titular del Dato Personal o sin autorización de Fundación Centro Cultural Colombo Americano. Los datos de los estudiantes captados serán tratados para los siguientes fines: a) registro académico, enfermedades preexistentes, actividades recreativas e internas, actividades académicas como relacionado a la plataforma Google Classroom, para realizar encuestas y estudios estadísticos como los realizados en formatos de Encuesta de satisfacción con servicios diferentes a las clases, para actividades financieras de la Fundación como becas y relaciones con aliados estratégicos como universidades y colegios, realizar comunicaciones de tipo comercial, publicitario y/o actividades culturales y/o del centro de recursos.
12. De la autorización
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
En segundo lugar, se debe obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos.
13. Clasificación y tratamiento especial de ciertos datos personales
Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenes con miras a:
14. Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es premisa y presupuesto necesario dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.
15. Consultas
Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en la Fundación Centro Cultural Colombo Americano se canalizarán a través de info@colomboamericano.edu.co, o la dirección Cl 13 N 8-45 Cali, Colombia. Es necesario dejar prueba de lo siguiente:
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
16. Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
Todos los reclamos se canalizarán a través, quien enviará el mismo a la persona competente para que lo resuelva. Si la persona competente es un tercero se le dará traslado de este en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Fundación Centro Cultural Colombo Americano dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente:
Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política.
Para la atención de estos es necesario que el Titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:
Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. Medidas de Seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Fundación Centro Cultural Colombo Americano adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.
18. Fecha de entrada en Vigencia
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 20 de mayo de 2016 y entra en vigencia a partir del día 20 de junio de 2016.
Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: https://www.colomboamericano.edu.co
Gerencia General de Fundacion Centro Cultural Colombo Americano
Oficial de Protección de Datos Personales
